Uren zonder project
Aan het eind van de maand staat er een totaal, maar niemand kan zeggen welk project het heeft opgesoupeerd. Nacalculatie is zo onmogelijk, en de prijs van de volgende offerte is een gok.
Voor projectgedreven bedrijven
Urenregistratie en personeelsdossier in één systeem
Timeforce legt uren per project vast, regelt de goedkeuring van verlof en houdt het volledige personeelsdossier bij — van werkvergunning tot loonstrook. Gemaakt voor projectgedreven bedrijven, van het kleine kantoor tot de organisatie met meerdere vestigingen.
Geen betaalgegevens voor de proefperiode. Die loopt vanzelf af.
- Servers in de EU
- Tweefactorauthenticatie
- ISO 9001-gecertificeerde aanbieder
- Cybersecurity powered by neonotu
Het uitgangspunt
Drie dingen die misgaan in spreadsheets
Verlofaanvragen per e-mail
De aanvraag zit in de ene mailbox, de goedkeuring in de andere. Maanden later valt niet meer aan te tonen wie wat wanneer heeft goedgekeurd — en niemand weet precies hoeveel dagen er nog over zijn.
Het personeelsdossier op de netwerkschijf
Arbeidsovereenkomst, salarisgegevens en ziekmeldingen staan in mappen die te veel mensen kunnen openen. Dat is geen ordeprobleem, dat is een aangekondigde privacyschending.
Functies
Wat Timeforce overneemt
Vijf onderdelen die samenwerken, in plaats van vijf gereedschappen die elkaar niet kennen.
Urenregistratie
Per dag, met meerdere registraties per dag
Elke dag kan meerdere registraties hebben, elk met project, taak en notitie. Wie niet aan een project is gekoppeld, registreert toch — de toewijzing gebeurt in het tekstveld. De ingediende maand is vergrendeld en alleen de directie kan hem weer openen, met een vastgelegde reden.
- Pauzes en afwezigheid per dag
- Dagmaximum per project en per persoon
- Overuren worden gemeld, niet geblokkeerd
- Maandafsluiting, heropenen alleen door de Super Admin
Verlof en afwezigheid
Saldo, aanvragen, goedkeuringen — herleidbaar
Betaald verlof, onbetaald verlof en ziekmelding worden apart geteld en apart behandeld. De verantwoordelijke leidinggevende beslist, een afwijzing vraagt om een motivering, en beide blijven duurzaam vastgelegd.
- Jaarsaldo per persoon, met standaardwaarden
- Afwijzen alleen met motivering
- Ziekmeldingen verschijnen in geen enkel bedrijfsbreed overzicht
- Vervanging wanneer de leidinggevende zelf op verlof is
Personeelsdossier
Zes onderdelen, strikt zichtbaar naar rol
Verlof, projecten, taken, documenten, persoonlijke gegevens en werk — elk met een eigen zichtbaarheid. De leidinggevende ziet het team, maar niet de beloning en niet de persoonlijke gegevens. Iedereen ziet het eigen dossier volledig.
- Beloning als historie, niet als overschreven veld
- Burgerservicenummer versleuteld opgeslagen
- Documentmappen met gescheiden zichtbaarheid
- Apparatuur en bruikleentermijnen met herinnering
Collega's
Een smoelenboek dat actueel blijft
Iedereen vindt functie, afdeling, regio, doorkiesnummer en projecten van collega's. Het privénummer verschijnt alleen als iemand het zelf heeft vrijgegeven. Geen sessieovername, geen instellingen — alleen opzoeken.
- Filters op afdeling, regio en project
- Lijst- en galerijweergave
- Privénummer alleen na eigen vrijgave
- Weekoverzicht met verjaardagen voor de directie
Projecten en tarieven
Budget in beeld, tarieven met historie
Per project: budget, voortgang en team. Inkoop- en verkooptarieven worden nooit overschreven maar doorgeschreven — de ingediende maand bevriest het tarief dat toen gold. Rapporten gaan eruit als PDF of Excel, en deellinks voor klanten verlopen en zijn intrekbaar.
- Vier soorten inzet per persoon in het project
- Tariefhistorie met ingangsdatum
- PDF- en Excel-export per project en maand
- Klantlinks zonder uurtarieven, altijd intrekbaar
Beveiliging
Gebouwd voor gegevens die je niet mag verliezen
Salarissen, burgerservicenummers, ziekmeldingen. Deze toepassing is daar vanaf de eerste regel op gebouwd — niet achteraf dichtgetimmerd.
Toegang
- Tweefactorauthenticatie met herstelcodes
- Wachtwoorden van minstens 12 tekens, getoetst aan bekende datalekken
- Vijf aanmeldpogingen per minuut, daarnaast 20 per uur per account
- Wie wordt gedeactiveerd verliest de toegang direct, ook midden in een sessie
Scheiding
- Een eigen database per klant, geen gedeelde tabellen
- Controle op rol en regel bij elke handeling, niet alleen in beeld
- Personeelsdocumenten buiten de webroot, alleen via een gecontroleerde route
- Sessieovernames door de directie worden volledig gelogd
Beheer
- Versleutelde sessies, strikte Content-Security-Policy, HSTS
- Nachtelijke back-up; verwijderde documenten na 30 dagen definitief weg
- De toepassing weigert te starten bij een onveilige configuratie
- Verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG inbegrepen
Prijzen
Eén prijs per bedrijf, niet per gebruiker
De abonnementen verschillen in het aantal medewerkers en de opslag voor documenten. Wisselen kan op elk moment.
Team
For small offices that want time tracking and leave in one place at last.
€ 49 per maand
€ 490 per jaar
tot 15 medewerkers
10 GB voor documenten
- Time tracking with monthly close
- Leave, sick days and approvals
- Projects and clients
- Employee directory
- German and English
- Daily backups
Business
For companies with several teams, billing rates and client reports.
€ 129 per maand
€ 1.290 per jaar
tot 50 medewerkers
50 GB voor documenten
- Everything in Team, plus:
- Billing rates with full history
- Per-project budget tracking
- PDF and Excel reports
- Share links for clients
- Complete employee records
- Equipment and loan management
- Two-factor authentication
Enterprise
For larger organisations across multiple sites and regions.
€ 299 per maand
€ 2.990 per jaar
tot 200 medewerkers
200 GB voor documenten
- Everything in Business, plus:
- Departments and regions
- Deputy rules for project leads
- Weekly digest for management
- Complete audit trail
- Your own subdomain on timeforce.app
- Priority support
Custom
For organisations above 200 people or with specific requirements.
Neem contact op met ons salesteam
Aantal medewerkers en opslag naar behoefte
- Everything in Enterprise, plus:
- User and storage limits to suit
- Your own master agreement
- Availability and response times by agreement
- Support with rollout and data migration
- A named point of contact
Opslag vol, verder past het abonnement?
Je kunt extra opslag apart afnemen, zonder van abonnement te wisselen.
- 10 GB additional storage — € 9/maandelijks
- 50 GB additional storage — € 35/maandelijks
Betaalmethoden
- Bank transfer
- Invoice
- Mollie (card, iDEAL, SEPA direct debit)
Alle prijzen exclusief btw. Het aanbod richt zich uitsluitend op bedrijven. Bij jaarlijkse betaling krijg je twee maanden cadeau.
Vragen
Wat geïnteresseerden als eerste vragen
Waar staan de gegevens?
Uitsluitend in een datacentrum binnen de Europese Unie. Doorgifte naar derde landen vindt niet plaats. De concrete locatie noemen we in de verwerkersovereenkomst.
Krijg ik een verwerkersovereenkomst?
Ja, die wordt met het contract gesloten en hoeft niet apart te worden aangevraagd. Ze volgt de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie en bevat als bijlage de beschrijving van de technische en organisatorische maatregelen.
Wat gebeurt er met onze gegevens als we opzeggen?
Na afloop van het contract staat 30 dagen lang een volledige export klaar — de database in machineleesbare vorm en alle geüploade bestanden. Daarna wordt definitief gewist. Belangrijk: loonstukken moet je vooraf exporteren, want daarvoor gelden bewaartermijnen tot tien jaar. We wijzen daarop tijdens de opzegging.
Is instemming van de ondernemingsraad nodig?
Als er een ondernemingsraad is, valt de invoering van een urenregistratie doorgaans onder het instemmingsrecht. Dat is geen eigenaardigheid van Timeforce, het geldt voor elk systeem van dit type. Reken die stap in je planning mee.
Kunnen leidinggevenden salarissen zien?
Nee. Beloningsgegevens zien alleen de betrokkene zelf en de directie. Voor leidinggevenden is dat onderdeel niet zichtbaar — niet grijs, maar niet aanwezig.
En ziekmeldingen?
Er wordt alleen vastgelegd dát een afwezigheid als ziekmelding is genoteerd — geen diagnoses, geen verklaringen als verplicht veld. Ziekmeldingen verschijnen niet in bedrijfsbrede overzichten, omdat het gezondheidsgegevens zijn.
In welke talen is de toepassing beschikbaar?
In vijftien: Duits, Engels, Spaans, Frans, Portugees, Italiaans, Nederlands, Pools, Tsjechisch, Oekraïens, Zweeds, Noors, Fins, IJslands en Grieks. Iedereen stelt de eigen taal in. Datum- en getalnotaties gaan mee.
Hoe verloopt de proefperiode?
Je kiest een subdomein, krijgt je eigen omgeving en hebt 14 dagen de tijd. Betaalgegevens zijn niet nodig en de proefperiode loopt vanzelf af — er ontstaat geen contract als je niets afneemt.
Een eigen omgeving, binnen enkele minuten
Subdomein kiezen, medewerkers aanmaken, uren registreren. Past het niet, dan loopt de proefperiode gewoon af.
Vragen vooraf? Schrijf ons — we antwoorden op werkdagen.