Arbeitszeiterfassung in Deutschland: was heute gilt und was kommt

Über die Arbeitszeiterfassung in Deutschland wird seit Jahren so gesprochen, als käme die Pflicht erst noch. Das ist der wichtigste Irrtum in diesem Thema. Die Pflicht besteht bereits — seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022. Was noch fehlt, ist nicht die Pflicht, sondern das Gesetz, das ihre Einzelheiten regelt.

Dieser Beitrag trennt beides: was heute schon gilt, und was der Referentenentwurf vom Juni 2026 daran ändern würde.

Wie die Pflicht ohne neues Gesetz entstanden ist

Der Weg führt über zwei Entscheidungen.

EuGH, 14. Mai 2019, C-55/18 — die CCOO-Entscheidung gegen die Deutsche Bank in Spanien. Der Gerichtshof entschied, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Die Begründung: ohne Messung sind die Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten der Arbeitszeitrichtlinie für den Arbeitnehmer praktisch nicht durchsetzbar.

Das Urteil richtete sich an die Mitgliedstaaten, nicht unmittelbar an Arbeitgeber. Der deutsche Gesetzgeber wurde daraufhin drei Jahre nicht tätig.

BAG, 13. September 2022, 1 ABR 22/21 — dann kam der Beschluss, der die Lage veränderte, und zwar aus einem Verfahren, in dem es um etwas anderes ging. Ein Betriebsrat wollte die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung erzwingen. Das BAG verneinte dieses Initiativrecht — mit der Begründung, es sei gar nicht nötig: der Arbeitgeber sei nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, unionsrechtskonform ausgelegt, bereits verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Wo eine gesetzliche Pflicht besteht, gibt es nichts mehr zu erzwingen.

Die Erfassungspflicht steht damit im Arbeitsschutzrecht, nicht im Arbeitszeitgesetz. Das ist keine Feinheit, sondern erklärt, warum die Rechtslage sich so unbefriedigend anfühlt: das ArbSchG ist ein Rahmengesetz. Es sagt, dass eine geeignete Organisation vorhanden sein muss — nicht, in welcher Form, mit welcher Frist und mit welcher Aufbewahrungsdauer.

Was daraus konkret folgt

Aus dem Beschluss ergibt sich, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Arbeitnehmer zu erfassen sind. Nicht nur die Überstunden, nicht nur eine Wochensumme.

Zur Form macht das ArbSchG keine Vorgabe. Papier ist zulässig, eine Tabelle ist zulässig, eine Software ist zulässig. Die Aufzeichnung darf auch an die Beschäftigten delegiert werden; die Verantwortung für ihr Vorhandensein und ihre Richtigkeit bleibt beim Arbeitgeber.

Daneben bestehen zwei ältere, spezielle Pflichten unverändert weiter:

• § 16 Abs. 2 ArbZG. Die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit ist aufzuzeichnen, ebenso ein Verzeichnis der Arbeitnehmer, die einer Verlängerung nach § 7 Abs. 7 zugestimmt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Ein Verstoß ist ordnungswidrig und kann mit einem Bußgeld belegt werden.
• § 17 Abs. 1 MiLoG. In den Wirtschaftsbereichen des § 2a SchwarzArbG — Bau, Gastronomie, Speditions- und Logistikgewerbe, Fleischwirtschaft und weitere — sowie bei geringfügig Beschäftigten sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Diese Pflicht wird von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit geprüft.

Wer in eine dieser Branchen fällt, hat also längst eine detailliertere und fristgebundene Pflicht als das ArbSchG sie formuliert.

Was der Referentenentwurf vom Juni 2026 ändern würde

Das BMAS hat am 18. Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Er soll das nachholen, was seit 2019 aussteht: die Pflicht ausdrücklich ins ArbZG schreiben und ihre Einzelheiten regeln.

Wichtig zum Stand: Ein Referentenentwurf ist ein Entwurf des Ministeriums. Er ist nicht vom Kabinett beschlossen, nicht durch Bundestag und Bundesrat gegangen und nicht in Kraft. Er hat erhebliche Kritik erfahren und kann sich im Verfahren noch ändern. Wer im Netz liest, ab 2026 sei die elektronische Erfassung Pflicht, liest über diesen Punkt hinweg.

Vorgesehen ist nach dem Entwurf:

Die Übergangsfristen sind nach Betriebsgröße gestaffelt und laufen erst ab Inkrafttreten:

• alle Arbeitgeber: ein Jahr
• unter 250 Beschäftigte: zwei Jahre
• unter 50 Beschäftigte: fünf Jahre
• bis zehn Beschäftigte und Privathaushalte: dauerhaft von der elektronischen Form ausgenommen

Tarifgebundene Arbeitgeber sollen zudem dauerhaft eine nichtelektronische Aufzeichnung vereinbaren können.

Der zweite Teil des Entwurfs betrifft nicht die Erfassung, sondern die Höchstarbeitszeit: den Übergang von einer täglichen zu einer wöchentlichen Begrenzung. Das ist der politisch umstrittene Teil und der Grund, weshalb das Verfahren offen ist.

Was ein Betrieb heute vernünftigerweise tut

Die Übergangsfristen sind verlockend, aber sie beziehen sich nur auf die elektronische Form. Die Pflicht, überhaupt zu erfassen, hat keine Übergangsfrist — sie gilt seit 2022.

Daraus folgt eine unspektakuläre Empfehlung.

1. Beginn, Ende und Dauer je Tag erfassen, für alle Beschäftigten, ab jetzt. Das ist die Pflicht aus dem ArbSchG und sie besteht unabhängig vom Entwurf.
2. Taggleich erfassen. Der Entwurf sieht das vor, das MiLoG verlangt es in seinen Branchen ohnehin fristgebunden, und rückwirkende Rekonstruktion ist die Fehlerquelle, um die es hier eigentlich geht.
3. Zwei Jahre aufbewahren als Untergrenze, nicht als Ziel. § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG nennen beide zwei Jahre; die Verjährung von Entgeltansprüchen läuft nach § 195 BGB drei Jahre. Wer Überstunden bestreiten will, braucht die Aufzeichnung dann noch.
4. Elektronisch beginnen, wenn ohnehin etwas Neues eingeführt wird. Die dauerhafte Ausnahme greift nur bis zehn Beschäftigte, und ein Betrieb, der heute eine Papierlösung einführt, macht die Arbeit in wenigen Jahren zweimal.

Der Unterschied zu Österreich

Wer in beiden Ländern beschäftigt, sollte den Grundcharakter beachten: Österreich hat die Aufzeichnungspflicht seit Jahrzehnten ausdrücklich im Arbeitszeitgesetz stehen, mit Erleichterungen, Fristen und Strafrahmen. Deutschland leitet sie derzeit aus dem Arbeitsschutzrecht ab und regelt die Einzelheiten erst. Praktisch heißt das: eine Aufzeichnung, die dem österreichischen § 26 AZG genügt, genügt in aller Regel auch den deutschen Anforderungen — umgekehrt gilt das nicht, weil das österreichische Recht Details verlangt, die das ArbSchG offenlässt.