Was in eine Arbeitszeitaufzeichnung gehört — und was nicht

Die Frage, was in eine Arbeitszeitaufzeichnung gehört, klingt trivial und ist es nicht. Die meisten mangelhaften Aufzeichnungen, die bei einer Prüfung durchfallen, sind nicht leer — sie enthalten das Falsche oder zu wenig. Eine Monatssumme ist keine Aufzeichnung im Sinne des Gesetzes, auch wenn sie stimmt.

Dieser Beitrag beschreibt den Mindestinhalt, die Fälle, in denen mehr verlangt wird, und die Fehler, die regelmäßig auffallen.

Der Kern: drei Angaben pro Tag

In beiden Ländern läuft es auf dieselben drei Angaben hinaus.

• Beginn der Arbeitszeit
• Ende der Arbeitszeit
• Ruhepausen — Beginn und Ende, oder mindestens die Dauer

Die Tagesdauer ergibt sich daraus und wird üblicherweise mitgeführt. Sie ersetzt die drei Angaben aber nicht: aus „8,5 Stunden“ lässt sich nicht ablesen, ob die elfstündige Ruhezeit zum Vortag eingehalten wurde und ob nach sechs Stunden eine Pause lag. Genau das ist der Prüfungsgegenstand.

In Deutschland folgt dieser Umfang aus dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 („Beginn, Ende und Dauer“) und für die Branchen des § 2a SchwarzArbG ausdrücklich aus § 17 Abs. 1 MiLoG. In Österreich ergibt er sich aus dem Überwachungszweck des § 26 Abs. 1 AZG.

Wann mehr verlangt ist

Arbeit während der Ruhezeit oder am Wochenende (Österreich). § 25 ARG verlangt zusätzlich Ort, Dauer und Art der Tätigkeit. Das ist eine eigenständige Pflicht neben dem AZG und wird fast immer übersehen. Wer Bereitschaftsdienste oder Sonntagseinsätze hat, braucht dafür ein Feld.

Durchrechnung (Österreich). § 26 Abs. 1 AZG verlangt, Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraums festzuhalten. Nicht pro Tag, aber dokumentiert.

Über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit (Deutschland). § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt diese Zeiten gesondert sowie ein Verzeichnis der Arbeitnehmer, die einer Verlängerung nach § 7 Abs. 7 zugestimmt haben. Wer ohnehin Beginn und Ende erfasst, erfüllt den ersten Teil automatisch — das Verzeichnis ist eine eigene Liste und fehlt oft.

Zuschlagspflichtige Stunden. Ob eine Stunde als Überstunde mit Zuschlag zählt, entscheidet sich nicht in der Zeiterfassung, sondern nach Gesetz und Kollektiv- bzw. Tarifvertrag. Die Aufzeichnung muss aber die Grundlage liefern, aus der sich das berechnen lässt.

Was ausdrücklich nicht hineingehört

Hier machen Betriebe den umgekehrten Fehler und erfassen zu viel. Die Aufzeichnung ist zweckgebunden — sie dient der Überwachung der Arbeitszeitvorschriften, nicht der Verhaltenskontrolle.

Nicht in eine Arbeitszeitaufzeichnung gehören:

• Standortdaten, es sei denn, es gibt einen davon getrennten, eigenen Rechtsgrund. Eine App, die zum Stempeln die Position mitschickt, erhebt mehr als sie darf.
• Genaue Anwesenheit am Arbeitsplatz in kurzen Intervallen, Tastaturaktivität, Bildschirmaufnahmen. Das ist Leistungs- und Verhaltenskontrolle und braucht eine eigene, ungleich schwerere Rechtfertigung.
• Gesundheitsdaten. Dass jemand fehlt, gehört in die Abwesenheitsverwaltung; warum, gehört dort nicht hin. Eine Aufzeichnung mit dem Eintrag „Reha Bandscheibe“ verarbeitet Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO.
• Freitextfelder ohne Zweck. Sie füllen sich mit Beurteilungen, sobald sie existieren.

Der Zweck begrenzt den Inhalt. Das ist keine Formalität, sondern der Grund, weshalb eine schlanke Aufzeichnung datenschutzrechtlich einfacher zu verteidigen ist als eine ausführliche.

Sechs Fehler, die regelmäßig auffallen

1. Nur die Dauer, kein Beginn und Ende. Der häufigste Mangel. Zulässig ist das in Österreich nur unter § 26 Abs. 3 AZG, also bei Beschäftigten, die Zeit und Ort weitgehend selbst bestimmen oder überwiegend von der Wohnung aus arbeiten.

2. Pausen pauschal abgezogen. „30 Minuten Pause“ als feste Rechenregel ist keine Aufzeichnung, sondern eine Annahme. Zulässig wird sie in Österreich erst durch eine Betriebsvereinbarung nach § 26 Abs. 5 AZG, und auch dann muss die Abweichung erfasst werden.

3. Rückwirkend am Monatsende erstellt. Aus der Erinnerung rekonstruierte Zeiten sind angreifbar, und der deutsche Referentenentwurf würde die taggleiche Erfassung ausdrücklich verlangen. In den MiLoG-Branchen gilt die Sieben-Tage-Frist längst.

4. Der Dienstplan als Aufzeichnung. Ein Plan sagt, was geplant war. Die Erleichterung in § 26 Abs. 5a AZG erlaubt die Bestätigung der Einhaltung nur bei schriftlich festgehaltener fixer Einteilung — und jede Abweichung bleibt aufzeichnungspflichtig.

5. Nur Überstunden erfasst. Verbreitet in Deutschland, weil § 16 Abs. 2 ArbZG so gelesen wurde. Seit dem BAG-Beschluss von 2022 ist die vollständige Erfassung geschuldet; § 16 Abs. 2 ist eine Zusatzpflicht, nicht die Obergrenze.

6. Kein Ansprechpunkt für Abwesenheiten. Urlaub, Krankheit, Feiertag und unbezahlte Freistellung müssen von Arbeitszeit unterscheidbar sein. Sonst sieht ein Nulltag wie ein nicht erfasster Tag aus — und die Beweislast dreht sich beim Streit über nicht gewährten Urlaub.

Woran man eine brauchbare Aufzeichnung erkennt

Eine einfache Probe: Nehmen Sie einen beliebigen Tag von vor acht Monaten und beantworten Sie aus der Aufzeichnung allein vier Fragen.

1. Wann hat die Person begonnen und aufgehört?
2. Lag nach spätestens sechs Stunden eine Pause?
3. Lagen zwischen Ende und dem Beginn am Folgetag elf Stunden?
4. Wenn der Tag leer ist: war es Wochenende, Urlaub, Krankheit oder nicht erfasste Arbeit?

Wer alle vier beantworten kann, hat eine Aufzeichnung, die einer Prüfung standhält. Wer für eine der Antworten jemanden fragen muss, hat eine Notiz.